Nododot pasūtījuma medaļas, klientiem parasti ir jāsniedz ražotājam pamatinformācija un ražošanas prasības, lai nodrošinātu vienmērīgu projektēšanas un ražošanas procesu. Šī informācija palīdz ražotājam precīzi izprast medaļas paredzēto lietojumu un formulēt dizaina priekšlikumu un ražošanas plānu, kas atbilst visām specifikācijām.
Jānorāda pamatinformācija par medaļu, tostarp godalgas notikums, balvas nosaukums, paredzētie saņēmēji, produkcijas daudzums un piegādes termiņš. Piemēram, tas, vai medaļa ir par sporta sacensībām, korporatīvo atzinību, skolas pasākumu vai piemiņas pasākumu, ietekmēs dizaina stilu un ražošanas prasības.
Nepieciešami arī ar dizainu{0}}saistīti materiāli. Ja dizaina plāns jau pastāv, klienti var iesniegt dizaina uzmetumus, renderējumus vai atsauces attēlus. Ja pilnīgs dizains vēl nav pieejams, klienti var nodrošināt tādus elementus kā pasākumu logotipi, korporatīvās emblēmas, tematiskie motīvi un teksta saturs, ļaujot dizaineriem izveidot koncepciju, pamatojoties uz šīm prasībām.
Teksta informācija, kas jāatspoguļo uz medaļas, ir būtiska pielāgošanas procesa sastāvdaļa; tas ietver balvas nosaukumu, pasākuma nosaukumu, gadu, balvas līmeni, sērijas numurus un tā tālāk. Precīza teksta nodrošināšana palīdz novērst kļūdas pēc izgatavošanas un nodrošina, ka medaļa efektīvi atspoguļo tai paredzēto piemiņas nozīmi.
Ir jānosaka arī specifikācijas un meistarības prasības,{0}}piemēram, izmērs, forma, materiāls, krāsa un virsmas apdare{1}}. Izplatītākās materiālu izvēles ir cinka sakausējums, dzelzs, varš un nerūsējošais tērauds, savukārt populārās apdares metodes ietver galvanizāciju, mīkstu emalju, reljefu formēšanu un lāzergravēšanu. Ja klients nepārzina materiālus vai paņēmienus, ražotājs var piedāvāt ieteikumus, pamatojoties uz budžetu un paredzēto lietojumu.
Visas īpašas prasības attiecībā uz iepakojumu un piederumiem arī ir jānorāda jau iepriekš,{0}}piemēram, vai ir nepieciešamas pielāgotas prezentācijas kastes, samta maisiņi, štropes vai sertifikāti. Rūpīga šīs informācijas sagatavošana uzlabo komunikācijas efektivitāti un nodrošina, ka galaprodukts precīzi atbilst cerībām.
